Prowadzenie spotkań. Destrukcyjna grupa.

Do sali konferencyjnej wchodzi lider zespołu. Pracownicy rozmawiają, śmieją się, są zajęci sobą. Niektórzy sprawiają wrażenie, że w ogóle nie zauważyli przyjścia szefa. W trakcie spotkania uczestnicy rozmawiają ze sobą, zamiast skupić się na omawianym temacie. Odbierają telefony, wychodzą. Co jakiś czas ktoś rzuca żart, a sala wybucha śmiechem. Pojawiają się docinki, sarkastyczne komentarze, których źródłem może być praktycznie wszystko… lider, inny pracownik, poruszany temat.  Niektórzy uczestnicy prowadzą dyskusję, która docelowo przekształca się w otwartą konfrontację… Podobna sytuacja może pojawić się z różnym nasileniem i w różnych sytuacjach, zarówno podczas prezentacji multimedialnej, spotkania projektowego, spotkania zespołu z szefem czy prowadzenia warsztatu.

Co może być powodem takiego zachowania grupy?

Najczęstszym i naturalnym powodem jest etap rozwoju grupy. Każda mała grupa czy zespół podlega rozwojowi i – co za tym idzie – zmianom zachowań. Sytuacja taka ma miejsce, kiedy zespół przestaje obawiać się lidera formalnego (np. szef zespołu), ponieważ lider:

• zadbał o bezpieczeństwo i zaufanie w zespole, czym dał przyzwolenie na otwartość,
• okazał się słaby, utracił szacunek, a więc wstępnie zaczyna panować bezkrólewie.

Jest to moment w życiu grupy, kiedy tworzą się sympatie, przyjaźnie pomiędzy uczestnikami oraz pojawiają się role grupowe. Członkowie grupy cieszą się sobą i wykorzystują każdą możliwość, żeby przyjemnie spędzić ze sobą czas.

Najczęściej, w tym okresie, zespół osiąga bardzo dobre wyniki w realizacji celów. Mało tego, pracownicy ścigają się między sobą w realizacji zadań. Osiągane wyniki dodatkowo wzmagają poczucie pewności.

Bywają też chwile nieprzyjemne wynikające z walki o konkretne role grupowe.

Zespół w tej fazie rozwoju nie obawia się również innych niż lider formalny, prowadzących spotkanie (np. trenera, innego menadżera).

Objawy.

Charakterystyczne zachowania dla grupy, które mogą występować z różnym nasileniem:

• uczestnicy nie skupiają się zbyt długo na jednym temacie, rozpraszają się,
• energia grupy jest falowa: na przemian występuje chaos i gwar z krótkimi moment ciszy,
•  uczestnicy chętnie poruszają wątki poboczne, w szczególności jeżeli wywołują śmiech,
• niektórzy członkowie grupy wprost konfrontują się z liderem formalnym (szefem, trenerem, osoba prowadzącą spotkanie),
•  uczestnicy konfrontują się otwarcie między sobą,
• konfrontacja uczestników grupy może odbywać się przy wykorzystaniu wyzwisk i wulgaryzmów, sarkastycznych przytyków, docinków i negatywnej oceny,
• poza konstruktywnymi pomysłami pojawiają się rozwiązania, których celem jest wyłącznie wyróżnienie się (choćby salwą śmiechu),
• łamane są ustalone wcześniej zasady spotkania.

Co robić, żeby konstruktywnie poprowadzić spotkanie?

Pierwsza podstawowa rzecz… skoro jest im ze sobą dobrze, to warto pobyć z nimi w tym stanie ducha, czyli… warto poświęcić ludziom trochę czasu i porozmawiać o tematach pobocznych, opowiedzieć coś dowcipnego, posłuchać co mają do powiedzenia, pośmiać się razem z nimi.

Ustalić wspólnie z uczestnikami zasady obowiązujące podczas spotkania (raz, a potem możesz się do nich odnosić na każdym kolejnym spotkaniu), a następnie konsekwentnie ich przestrzegać.

Kiedy energia się podnosi, a uczestnicy mówią jeden przez drugiego – warto poczekać na spadek energii i wówczas poprosić o uwagę lub nazwać swój problem, na przykład: Cieszę się, że mogę z wami otwarcie pogadać o różnych sprawach. Mam jednak kłopot, bo chcę poruszyć ważny biznesowo dla nas temat. Obawiam się, że przy takim harmidrze nie uda się nam o nim porozmawiać. Proszę Was o 10-15 minut zaangażowania, a potem wrócimy do waszych tematów. Dobrze?

Można skupić uwagę grupy stosując m.in. następujące metody:

• zacznij pisać na tablicy lub flipcharcie, nie spiesz się, poczekaj aż grupa zacznie interesować się tym, co robisz (podobnie można zrobić z wyświetlanym slajdem – powolne ujawnianie elementów slajdu),
• ściszyć głos,
•  ściszyć głos i zacząć mówić do wybranych uczestników, jednego lub dwóch,
• usiąść lub stanąć i zamilknąć; w tym czasie patrzy się na grupę i nie zajmuje innymi sprawami (np. komputerem); trzeba wytrzymać ciszę do czasu, aż grupa zacznie się interesować liderem… niestety zapominamy jaka siła tkwi w ciszy!

     Doceniać wszelkie przejawy wsparcia, które lider uzyskuje od zespołu. W każdym zespole pojawi się rola „strażnika norm”, który będzie uciszał grupę. Doceniając go potwierdzamy jego znaczenie w grupie. Dodatkowo dostarczamy zespołowi informacji, jakich oczekujemy zachowań.

     Stawianie granic na wszelkie przejawy agresji uczestników do siebie oraz samego lidera formalnego. Warto pamiętać, że konfrontacja będzie miała miejsce między liderami nieformalnymi, którzy walczą o prymat w całym zespole. W związku z tym, mogą się również konfrontować z liderem formalnym, aby pokazać własną siłę. Postawienie granicy zapobiegnie eskalacji konfliktu i wzmacnia pozycję lider formalnego.

    Wykorzystywanie najodważniejszych członków grupy (najprawdopodobniej walczących o rolę lidera nieformalnego) do konstruktywnych działań, na przykład: utrzymania dyscypliny w części grupy, która sprzyja danej osobie czy kierowania podgrupą roboczą.

     Dzielić grupę na mniejsze zespołu, góra czteroosobowe i dawać konkretne zadania do wykonania. Warto pamiętać, żeby w jednym zespole nie było dwóch rywalizujących ze sobą osób.

Czego nie warto robić?

• Przekrzykiwać grupę. Szkoda gardła, a i tak się nie uda.
• Straszyć, oceniać, szydzić z ludzi. Efektem takich działań może być cofnięcie grupy w rozwoju. Ludzie przestaną brać odpowiedzialność, nie będą się udzielali na spotkaniach, będą bierni, a wyniki pracy spadną.
• Pouczać dorosłych ludzi. Nikt tego nie lubi, a dla grupy będzie to pożywka dla kpin.
• Konfrontować się z całą grupą. Z grupą się nie wygra, chyba, że się ją zniszczysz… a przecież nie o to chodzi.
• Unikać stawiania granic na wszelkie przejawy agresji. Lider traci autorytet i może stać się narzędziem do walki o przywództwo między liderami nieformalnymi.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ !  Opisane przez mnie zachowania nie świadczą o niedojrzałości ludzi i nie są skierowane przeciwko liderowi formalnemu! Wynikają z procesu, który dzieje się między członkami grupy.